Este artigo apareceu originalmente no ACC Resource Library, publicado pela Association of Corporate Counsel em 29 de Outubro de 2024, e foi escrito por Léna Yasmin Dridi. Esta é uma versão traduzida preparada por Daniela Santos.
Pesquisas mostram que apenas 30% das iniciativas de transformação digital conseguem atingir seus objetivos. As principais razões? Resistência dos funcionários e falta de gerenciamento de mudanças.
Eu experimentei isso em primeira mão quando, como advogada júnior, fui encarregada de implementar um sistema de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) para minha empresa. O que inicialmente parecia um projeto simples rapidamente se tornou complexo. A resistência veio não apenas de membros da equipe jurídica, mas também de outros departamentos. As preocupações variaram de riscos de segurança de dados ao medo de dominar a nova ferramenta. Apesar da resistência, ao adotar as estratégias certas, alcançamos a adoção total e melhoramos a eficiência.
Algum tempo depois, entrei para a DiliTrust, uma empresa LegalTech de 27 anos que oferece uma solução SaaS completa para operações jurídicas, cobrindo tudo, desde o gerenciamento de contratos até o rastreamento de litígios e gerenciamento de entidades. Em minha função, tive a oportunidade de ver uma ampla gama de implementações de LegalTech em diferentes setores e tamanhos de empresas. Cada projeto veio com seus próprios desafios únicos e lições valiosas.
Usando a estrutura PPT para superar a resistência
Por meio dessas experiências, percebi que, para que a transformação digital seja bem-sucedida, você precisa encontrar o equilíbrio certo entre três áreas principais: Pessoas, Processos e Tecnologia. Essa abordagem, muitas vezes chamada de estrutura PPT, garante que o aspecto humano e como as coisas são feitas recebam tanta atenção quanto o lado técnico da implementação
- Pessoas: Os funcionários que usarão a ferramenta e sua disposição em adotar a mudança.
- Processo: Como a nova ferramenta se integra aos fluxos de trabalho atuais sem sobrecarregar as equipes.
- Tecnologia: A ferramenta em si e quão bem ela se adapta às necessidades da organização.
Ao alinhar esses três componentes, você pode reduzir a resistência e promover uma adoção bem-sucedida.
Passo 1: Entenda as raízes da resistência
Para gerenciar a resistência de forma eficaz, é essencial identificar sua causa raiz. Em muitos casos, as equipes não são contra a tecnologia em si, elas estão mais preocupadas com a possível interrupção de seus fluxos de trabalho estabelecidos. Por exemplo, quando introduzimos o sistema CLM pela primeira vez, o principal medo da equipe de vendas era que ele adicionasse etapas extras e os tornasse mais lentos, tornando seu trabalho mais complicado em vez de mais fácil.
Para resolver isso, nos concentramos no aspecto Pessoas da estrutura PPT. Dedicamos um tempo para mostrar a eles como automatizar tarefas como aprovações de contratos pode realmente reduzir sua carga de trabalho e dar a eles mais tempo para se concentrar no que realmente importa: o relacionamento com o cliente. Ao reconhecer suas preocupações e mostrar os benefícios práticos, ajudamos a aliviar suas preocupações e aumentar a confiança no novo sistema.
Etapa 2: recrute campeões internos com antecedência
Uma das maneiras mais eficazes de superar a resistência é capacitar os campeões internos – membros da equipe que estão abertos a mudanças e capazes de influenciar seus colegas. Esses campeões constroem credibilidade dentro de suas equipes e ajudam a impulsionar o novo sistema.
Em um projeto, identificamos um membro-chave da equipe de compras que estava aberto a usar o sistema CLM. Depois de treiná-los como campeões, eles demonstraram como a ferramenta poderia reduzir os tempos de aprovação em 50%. Sua influência entre os pares acelerou significativamente a adoção em todo o departamento.
Essa abordagem se alinha novamente com o aspecto Pessoas da estrutura PPT, alavancando a confiança e a influência dos colegas para impulsionar a mudança. Isso torna a transição mais orgânica e menos de cima para baixo.
Etapa 3: Implementar a mudança em fases
A implementação de um novo sistema de uma só vez pode sobrecarregar os funcionários e aumentar a resistência.
Uma implementação gradual, começando com tarefas ou funções mais simples, ajuda os funcionários a se adaptarem em um ritmo gerenciável. Por exemplo, ao introduzir um sistema CLM, é melhor começar automatizando contratos mais simples, como NDAs. Isso permite que os usuários se familiarizem com a ferramenta antes de passar para acordos mais complexos.
Essa abordagem em fases se alinha com o aspecto do processo da estrutura PPT, garantindo que a nova ferramenta se integre perfeitamente aos fluxos de trabalho existentes sem sobrecarregar a equipe.
Etapa 4: priorize o treinamento e o suporte contínuo
Sem o treinamento certo, os funcionários podem facilmente se sentir perdidos ou frustrados com novos sistemas, o que pode levar rapidamente à resistência.
As pessoas precisam de tempo e orientação clara para se sentirem confortáveis com ferramentas desconhecidas. É por isso que é essencial ir além de apenas uma sessão de treinamento única.
Certifique-se de que sua equipe tenha acesso a tutoriais em vídeo, guias simples ou uma base de conhecimento à qual eles possam recorrer sempre que precisarem. Isso permite que eles aprendam em seu próprio ritmo e revisitem seções específicas se ficarem presos. Quando as pessoas sentem que podem aprender sem pressão, é muito mais provável que abracem a mudança.
Além disso, trabalhar em estreita colaboração com a equipe de suporte ao cliente do provedor escolhido para oferecer treinamento personalizado e prático aumentará ainda mais a confiança dos funcionários. Adaptar essas sessões às necessidades específicas de sua equipe pode promover uma cultura de aprendizado e melhoria contínuos.
Essa abordagem está ligada ao aspecto de tecnologia da estrutura PPT, garantindo que sua equipe se sinta equipada e totalmente apoiada para aproveitar ao máximo o novo sistema.
Etapa 5: demonstre o ROI e destaque os ganhos rápidos
As pessoas são mais propensas a abraçar a mudança quando veem benefícios claros e imediatos. Para superar a resistência, comunique o retorno sobre o investimento (ROI) da nova tecnologia à sua equipe.
Comece identificando ganhos rápidos, como reduzir o tempo de recuperação de documentos pela metade ou automatizar tarefas repetitivas que antes levavam horas. Depois que sua equipe perceber como essas pequenas melhorias facilitam seu trabalho, ela estará mais aberta à adoção de ferramentas adicionais.
Essa abordagem vincula os elementos de Processo e Tecnologia da estrutura PPT, provando que o novo sistema agrega valor concreto às tarefas diárias, reduzindo o atrito associado à sua implementação.
Resumindo: comece com as pessoas e deixe o processo e a tecnologia seguirem
Lidar com a resistência à mudança digital requer uma abordagem cuidadosa que atenda às preocupações de sua equipe enquanto os orienta durante a transição. A estrutura PPT – equilibrando pessoas, processos e tecnologia – é essencial para gerenciar essa mudança sem problemas.
A transformação digital é desafiadora, trata-se realmente de ajudar as pessoas a se ajustarem em seu próprio tempo. É preciso paciência, empatia e planejamento cuidadoso. Mas, no final, os benefícios - como maior eficiência e sucesso a longo prazo - fazem todo o esforço valer a pena.